Wissensmanagement, das Wissen auffindbar, teilbar und zukunftsfest macht.
Wir unterstützen Organisationen dabei, ihr Wissen als strategische Ressource zu steuern, statt es dem Zufall zu überlassen. Gemeinsam machen wir sichtbar, welches Wissen für Ihren Erfolg entscheidend ist, schaffen passende Strukturen, Rollen und Tools und sorgen dafür, dass dieses Wissen im Alltag schnell gefunden, geteilt und genutzt werden kann.
Wenn Wissen zufällig verteilt ist, wird Steuerung unmöglich.
In vielen Organisationen ist Wissen reichlich vorhanden – aber nicht systematisch nutzbar. Erfahrungswissen liegt in Köpfen, Informationen sind verteilt, Zuständigkeiten unklar. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Qualität, Geschwindigkeit und Verlässlichkeit von Entscheidungen.
Ohne einen bewussten Umgang mit Wissen entstehen Risiken:
Wissensmonopole
Steuerungsverlust
Qualitätsrisiken
Was wir unter wirksamem Wissensmanagement verstehen.
Wissensmanagement ist für uns die gezielte Einflussnahme auf die Wissensbasis einer Organisation, mit dem Ziel, Handlungsfähigkeit, Qualität und Kontinuität zu sichern. Es ist kein Tool Projekt und kein Einmalvorhaben, sondern der systematische Rahmen, in dem Wissen identifiziert, entwickelt, geteilt und gesichert wird. Dabei verstehen wir Wissensmanagement als Zusammenspiel von Menschen, Strukturen und passenden technischen Lösungen. Wissensziele, Rollen und Spielregeln bilden die Grundlage. Wissenstransfer ist ein wichtiger Baustein, aber nie die einzige Maßnahme.
Menschen
Wer verfügt über welches Wissen?
Wer trägt Verantwortung?
Strukturen & Prozesse
Wo entsteht Wissen, wo wird es gebraucht, wie wird damit gearbeitet?
Technische Lösungen
Welche Instrumente unterstützen sinnvoll ohne neue Komplexität zu schaffen?
Welche Bausteine je nach Bedarf zum Einsatz kommen.
Je nach Zielsetzung und Reifegrad kommen unterschiedliche Bausteine zum Einsatz. Dazu zählen unter anderem:
Knowledge Quick Scans
Wir analysieren, wie Wissen aktuell im Unternehmen identifiziert, genutzt und gesichert wird. So entsteht eine fundierte Grundlage für alle weiteren Entscheidungen im Wissensmanagement.
Wissensdatenbanken
Strukturierte Ablagen wie Wikis oder Wissensdatenbanken schaffen Transparenz und Zugänglichkeit. Sie unterstützen Mitarbeitende dabei, relevantes Wissen schnell zu finden und weiterzuentwickeln.
Wissensziele
Gemeinsam definieren wir, welches Wissen heute und zukünftig erfolgskritisch ist. Wissensziele auf normativer, strategischer und operativer Ebene geben Orientierung und Verbindlichkeit.
Austauschformate
Formate wie Lessons Learned, Jour Fixe oder Communities fördern den bereichsübergreifenden Austausch. Erfahrungswissen wird geteilt, reflektiert und gemeinsam weiterentwickelt.
Team-Wissenslandkarten
Kritische Wissensbereiche und zentrale Expertise werden sichtbar gemacht. Abhängigkeiten, Risiken und Handlungsbedarfe lassen sich so gezielt erkennen und priorisieren.
Wissenstransfer
Begleiteter Wissenstransfer sichert kritisches Erfahrungs- und Handlungswissen gezielt. Besonders bei Rollenwechseln, Nachfolge oder dem Weggang zentraler Wissensträger schafft er Kontinuität.
Wie viel Zeit Wissensmanagement braucht und was Sie dafür bekommen.
Im Standardfall begleiten wir Organisationen bei der Einführung oder Weiterentwicklung von Wissensmanagement über einen Zeitraum von mehreren Wochen bis hin zu mehreren Monaten – abhängig von Zielsetzung, Ausgangslage und organisatorischer Komplexität.
Zwischen den einzelnen Formaten bleibt bewusst Zeit, um Erkenntnisse zu reflektieren, Maßnahmen im Alltag zu erproben und schrittweise weiterzuentwickeln.
Der zeitliche Aufwand verteilt sich auf Analyse, Konzeption, Moderation und Umsetzungsbegleitung. Je nach Format entstehen dabei punktuelle Workshop-Tage oder eine kontinuierliche Prozessbegleitung. Alle Schritte können vor Ort, virtuell oder hybrid durchgeführt werden.
Knowledge Quick Scan
Kompaktes Analyseinstrument zur Standortbestimmung: Wo steht Ihre Organisation aktuell im Wissensmanagement?
Aufwand
ca. 3 Tage
Leistungen
- Erhebung einer strukturierten Einschätzung zum aktuellen Stand des Wissensmanagements
- Auswertung der Ergebnisse entlang des Bausteine-Modells nach Probst
- Ableitung von Stärken, Schwächen und zentralen Handlungsfeldern
Dieses Format passt, wenn …
- unklar ist, wo die Organisation aktuell im Wissensmanagement steht
- eine fundierte Analyse der erste Schritt zur Einführung von Wissensmanagement sein soll
- erste Ideen und konkrete Handlungsfelder benötigt werden
Wissensmanagement-Workshop
Gemeinsames Erarbeiten von Vorgehen, Implementierung und organisatorischer Einbindung von Wissensmanagement.
Aufwand
ca. 4 - 8 h
Leistungen
- Klärung der Zielsetzung und des Rahmens des Workshops mit der Leitung
- Durchführung des Workshops mit Definition konkreter Arbeitsschritte
- Protokollierung und Nachbesprechung zum weiteren Vorgehen
Dieses Format passt, wenn …
- die Einführung von Wissensmanagement grundsätzlich beschlossen ist
- noch unklar ist, wie und wann Wissensmanagement eingeführt werden soll
- Mitarbeitende und Führungskräfte aktiv in den Prozess eingebunden werden sollen
Wissensmanagement-Infoveranstaltung
Interaktive Einführung in das Thema Wissensmanagement für Führungskräfte und Mitarbeitende.
Aufwand
ca. 1 - 3 h
Leistungen
- Einführung in das Thema Wissensmanagement für Gruppen bis zu 300 Personen
- Überblick über mögliche Implementierungsansätze in der Organisation
- Vorstellung von Wissenslandkarten und deren Einbindung in Prozesse
Dieses Format passt, wenn …
- Wissensmanagement in der Organisation bisher nicht etabliert ist
- Führungskräfte und Mitarbeitende eine erste Orientierung erhalten sollen
- Wissensmanagement als neues Instrument eingeführt werden soll
Wissensmanagement-Prozessbegleitung
Die Einführung von Wissensmanagement ist ein langfristiger Veränderungsprozess und sollte gezielt begleitet werden.
Aufwand
ca. 3 - 15 Tage
Leistungen
- Umfassende Ist-Analyse der bestehenden Wissensmanagement-Strukturen
- Moderation unterschiedlicher Formate (z. B. Workshops, Großgruppenveranstaltungen, World Cafés)
- Begleitung der Einführung inklusive Digitalisierung und Wissensdatenbanken (z. B. Confluence)
Dieses Format passt, wenn …
- Wissensmanagement strategisch in der Organisation verankert werden soll
- mehrere Bereiche in den Wissensmanagement-Prozess eingebunden sind
- der Veränderungsprozess nicht allein gestaltet werden soll
Vom Wisenstransfer zum Wissensmanagement
Die systematische Weiterentwicklung einzelner Transfers hin zu einem nachhaltigen Wissensmanagement.
Aufwand
nach Bedarf
Leistungen
- Zusammenführung von Ergebnissen aus mehreren Wissenstransfers
- Strukturierung und Integration in bestehende Systeme und Prozesse
- Konzeption eines organisationsspezifischen Wissensmanagements
Dieses Format passt, wenn …
- Wissen langfristig organisationsweit gesichert werden soll
- mehrere Übergaben oder Transfers stattgefunden haben
- Wissensmanagement strategisch verankert werden soll
Zukunftswerkstatt Wissensmanagement
In der Zukunftswerkstatt entwickeln die Teilnehmenden eine tragfähige Vision für Wissensmanagement und leiten erste Zukunftsbilder und Entwicklungsrichtungen ab.
Aufwand
ca. 1 Tag
Leistungen
- Strukturierte Zukunftswerkstatt mit moderierten Arbeitsphasen
- Gemeinsame Entwicklung von Zielbildern und Leitfragen für Wissensmanagement
- Verdichtung zentraler Erkenntnisse und nächster Ansatzpunkte
Dieses Format passt, wenn …
- Wissensmanagement zukunftsorientiert weitergedacht werden soll
- ein gemeinsames Verständnis und eine Vision entwickelt werden sollen
- erste Impulse für die weitere Ausgestaltung gesucht werden
So gestalten wir Ihr Wissensmanagement Schritt für Schritt.
Jedes Wissensmanagement-Projekt folgt einer klaren Struktur, die wir an Ihre Organisation anpassen. In der Regel arbeiten wir in vier Bausteinen: vom Blick auf den Status quo über die Entwicklung einer Wissensstrategie bis zur Umsetzung konkreter Maßnahmen und Tools.
1. Orientierung schaffen
Zu Beginn analysieren wir den Status quo des Wissensmanagements. Wir identifizieren kritische Wissensfelder, relevante Wissensträger, bestehende Strukturen sowie Risiken durch Wissensverlust. Häufig nutzen wir dafür einen kompakten Quick Scan oder qualitative Interviews.
2. Ziele und Rahmen definieren
Auf dieser Basis entwickeln wir gemeinsam normative, strategische und operative Wissensziele. Rollen, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen werden geklärt. Es entsteht ein gemeinsames Verständnis dafür, welches Wissen für die zukünftige Entwicklung der Organisation entscheidend ist.
3. Maßnahmen entwickeln und erproben
Wir leiten geeignete Maßnahmen ab und setzen diese zunächst gezielt um – häufig in Pilotbereichen. Dabei kombinieren wir strukturelle Regelungen, geeignete Austauschformate und unterstützende Instrumente.
4. Umsetzung begleiten und verstetigen
Wir begleiten die Einführung, reflektieren die Erfahrungen und passen die Maßnahmen an. Ziel ist es, Wissensmanagement so zu verankern, dass es im Arbeitsalltag gelebt wird und nicht von einzelnen Personen abhängt.
5. Wirkung prüfen und weiterentwickeln
Wir überprüfen regelmäßig, ob die umgesetzten Maßnahmen die gewünschte Wirkung entfalten. Gemeinsam betrachten wir Kennzahlen, Rückmeldungen aus der Organisation und konkrete Anwendungssituationen im Arbeitsalltag. Auf dieser Basis justieren wir nach, entwickeln bestehende Maßnahmen weiter und stellen sicher, dass Wissensmanagement dauerhaft wirksam bleibt.
So verankern wir Wissensmanagement nachhaltig in Ihrem Arbeitsalltag.
Wissensmanagement ist kein kurzfristiges Projekt, sondern ein strukturierter Entwicklungsprozess. Unser Anspruch ist es, tragfähige Lösungen zu schaffen, die sich realistisch in Ihre Organisation integrieren lassen.
Je nach Ausgangslage starten wir mit einer kompakten Analyse und einem klaren Konzept. Darauf aufbauend begleiten wir Sie bei der Einführung und Etablierung passender Instrumente und Arbeitsweisen. Umfang und Tiefe richten sich dabei konsequent nach Ihrem Bedarf, Ihrer Organisation und Ihren vorhandenen Ressourcen.
Alle Formate können flexibel vor Ort, online oder hybrid umgesetzt werden und binden die relevanten Rollen gezielt ein.
Laufzeit
Von kompakten Einstiegsprojekten bis zu mehrmonatigen Programmen – abhängig von der Ausgangslage Ihrer Organisation, dem Zielbild und des Umsetzungsumfangs.
Formate
Workshops, Interviews und Quick Scans zur Standortbestimmung, Konzeptarbeit zur Ausgestaltung sowie begleitende Umsetzungsformate zur Einführung und Verstetigung.
Beteiligte
Geschäftsführung oder Lenkungskreis zur Ausrichtung, ein Projektteam Wissensmanagement zur Steuerung, ausgewählte Fachbereiche zur Umsetzung sowie bei Bedarf HR, QM oder IT.
Wie Wissensmanagement zu einem ganzheitlichen strukturiertem Onboarding Prozess geführt hat.
In einem Projektierungsbereich mit rund 25 IngenieurInnen gab es kein einheitliches Ausbildungskonzept für neue KollegInnen. Nach den ersten Wissenstransferprozessen haben wir die einzelnen Wissenslandkarten zu einer gemeinsamen Team-Wissenslandkarte zusammengeführt. In mehreren Workshops wurden die Inhalte abgestimmt, Lücken sichtbar gemacht und Verantwortungsbereiche klar verteilt.
Anschließend haben wir den Wissensstand der KollegInnen mit weniger als drei Jahren Zugehörigkeit erhoben. Auf dieser Basis wurden individuelle sowie gruppenbezogene Ausbildungspläne entwickelt und priorisiert. Die regelmäßige Aktualisierung der Team-Wissenslandkarte ist verbindlich vereinbart und wird jährlich überprüft und bei Bedarf angepasst.
Was gelebtes Wissensmanagement für Ihre Organisation bewirkt.
Wissen jederzeit verfügbar
Kritisches Wissen ist strukturiert zugänglich statt in Köpfen und Einzelablagen versteckt. So bleibt Know-how auch bei Ausfällen und Wechseln erhalten.
Bessere Entscheidungen
Relevantes Wissen ist schnell auffindbar und direkt nutzbar. Das reduziert Abstimmungen und verhindert Doppelarbeit.
Schneller arbeitsfähig
Neue Mitarbeitende, Vertretungen und interne Wechsel finden schneller Anschluss. Klar dokumentierte Abläufe senken Fehler und Einarbeitungszeit.
Auditfähig auf Dauer
Wissensanforderungen aus ISO und QM sind kontinuierlich erfüllt statt kurzfristig gesammelt. Das schafft Sicherheit und entlastet Teams.
Stärkere Zusammenarbeit
Wissen teilen wird leicht, weil es klare Regeln und Formate gibt. Das stärkt Motivation und fördert Innovation.
Wie Wissensmanagement bei komplexen Aufgaben in der kritischen Infrastruktur hilft.
In einem Workshop mit dem Ziel, ein neues Ausbildungskonzept zu gestalten, wurden zunächst die Inhalte festgelegt und thematisch sortiert. Sobald eine übersichtliche Struktur erarbeitet war, musste entschieden werden, wie und wo die Inhalte und Dokumente künftig gespeichert werden sollen.
Die Gruppe konnte sich auf ein Wissensmanagement-Programm verständigen und traf erste Entscheidungen zur grundlegenden Struktur des Systems. Um sicherzustellen, dass die Daten regelmäßig aktualisiert werden, wurde beschlossen, für alle Inhalte Verantwortliche zu benennen.
So entstand ein strukturierter Plan und ein ausgearbeitetes Wissensmanagement-Konzept, das den Prozess der Ausbildungsgestaltung gezielt unterstützt hat.
FAQs
Typische Fragen, bevor wir mit einem systematischen Wissensmanagement starten.
In welchen Situationen ist ein strukturiertes Wissensmanagement besonders sinnvoll?
Vor allem dann, wenn in der Organisation komplexes Wissen vorhanden ist und darauf basierend schnell sowie mit großer Tragweite entschieden werden muss.
Worin unterscheidet sich Ihr Ansatz von Anbietern, die vor allem eine Software für Wissensmanagement einführen?
Wir setzen auf eine Analyse auf der operativen Ebene und bevorzugen ein Bottom Up Vorgehen. Der Fokus liegt auf den Menschen und ihren konkreten Bedarfen, nicht auf der Software als Startpunkt.
Wie spielt Wissensmanagement mit Wissenstransfer, Onboarding und anderen Personalprozessen zusammen?
Wissensmanagement ist der übergeordnete Rahmen. Wissenstransfer, Onboarding und weitere Personalprozesse lassen sich darin sinnvoll einordnen und gezielt unterstützen.
Müssen wir zuerst eine große Strategie entwickeln – oder können wir mit einem kleinen Projekt anfangen?
Beides ist möglich. In der Praxis empfehlen wir häufig, mit kleineren Projekten zu starten und die Ansätze anschließend nach dem Bottom Up Prinzip schrittweise breiter auszurollen.
Welche internen Rollen brauchen wir, damit Wissensmanagement dauerhaft funktioniert (z. B. WissensmanagerIn, MultiplikatorInnen)?
Hilfreich ist eine klar benannte interne Rolle, zum Beispiel Wissensmanager:in. Je nach Organisation kann diese Funktion auch im Personalbereich, im Qualitätsmanagement oder im Projektmanagement verankert sein.
Mit welchem zeitlichen und finanziellen Aufwand sollten wir für ein Einstiegsprojekt rechnen?
Eine pauschale Aussage ist schwierig, da es stark vom Umfang abhängt. Als Orientierung sollten Sie für ein Wissensmanagement Projekt jedoch mindestens mit etwa zehn Tagessätzen rechnen.
Wie binden Sie verschiedene Standorte, Remote-Teams und bestehende IT-Systeme ein?
Grundsätzlich sind sowohl analoge als auch digitale Formate möglich. Je nach Ziel und Aufwand sind gemeinsame Veranstaltungen an einem Ort oft sinnvoll, rein digitale Lösungen sind aber ebenfalls denkbar.